湖北省地方金融监督管理局

局机关各处室、省上市工作指导中心、信息中心：

  现将《湖北省地方金融监督管理局档案管理办法（试行）》和《湖北省地方金融监督管理局档案安全管理应急预案》印发你们，请认真贯彻执行。

湖北省地方金融监督管理局

2019年9月26日

湖北省地方金融监督管理局档案管理办法

(试行)

  第一章  总  则

  第一条 为加强和规范局机关档案管理工作，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》等法律法规的规定，结合我局实际，制定本办法。

  第二条 本办法所称档案是指在机关公务活动中形成的对我局工作具有保存价值的文书、数据、声像、实物和电子文件等不同形式的历史记录。

  第三条 机关所有档案实行集中统一管理，维护档案的完整和安全，便于利用。

  第四条 机关档案工作纳入本局整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

  第五条 档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费列入机关年度财政预算。

  第二章 机构与职责

  第六条 局办公室负责局机关档案管理工作，设立综合档案室，配备专职档案员。

  机关各处室主要负责人负责本处室产生的文件材料管理工作，同时明确处室文件材料收集人员，协助收集、整理和移交本处室日常产生的文件材料。

  第七条 综合档案室负责对本单位的档案资料进行收集整理和业务指导。其主要职责是：

  （一）制定本单位档案工作规章制度；

  （二）集中统一管理本单位各类文书、业务档案、会计、声像（含光盘、磁盘）、科技、实物档案，积极提供档案利用；

  （三）指导和监督本机关各部门及所属单位的档案工作；

  （四）对所保管的全部档案定期检查和鉴定，并按规定办理档案移交手续。

  第八条 档案管理人员要遵守法规，努力做好档案工作，为领导决策和本局工作提供服务，其主要职责为：

  （一）认真贯彻执行党和国家及上级部门关于档案工作的方针、政策及规章制度；

  （二）积极宣传《档案法》和有关档案工作规章、制度，忠于职守，遵守纪律，加强档案专业知识学习，不断提高政治素质和专业水平；

  （三）负责档案的收集、整理、立卷、归档工作；

  （四）提高主动服务的质量和水平，热情接待档案查询人员；

  （五）做好档案的接收、借阅、统计和利用效果的收集工作；

  （六）严格执行国家《保密法》，确保档案的内容和实体安全，杜绝泄密事故的发生;

  （七）积极创造条件，切实做好档案库房“九防”工作。

 第三章  接收和归档

  第九条 机关各处室工作中形成的所有具有保存、查考、利用价值的各种载体的文件材料，都应当移交综合档案室归档。

  第十条 机关处室移交的文件材料必须为原件，纸质优良，字迹工整，禁用圆珠笔等不耐久字迹材料书写，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文文本在前，其它文字文本在后。

  机关各处室移交的文件材料必须齐全、完整、准确，标注密级。

  第十一条 机关各处室应于每年2月底前将上一年度形成的文件材料整理完毕后，统一移交到综合档案室，任何处室和个人不得私自占有。

  行政许可、行政处罚、行政复议等专业文件材料按照谁办理谁立卷的原则，由承办人员在办理结束后60日内立卷完毕，于次年2月底前移交综合档案室集中统一管理。移交前应由承办部门负责人对文件材料的真实性、完整性进行审核。

  重大风险防控档案按照专人管理、一事一档的原则，由承办处室制定专人收集整理，并于风险化解后60日内立卷完毕，于次年2月底前移交综合档案室集中统一管理。

  财务档案确因工作需要，无法按年度移交的，须经分管财务、档案工作局领导审批同意，并注明推迟移交档案目录和移交时间。

  基建档案移交按基建档案管理相关规定执行。

  人事档案由局人事处（机关党委）整理保管。

  第十二条 机关处室文件材料移交履行如下程序：

  （一）机关处室文件材料收集人员填写《局机关业务档案材料移交目录》，交综合档案室初审；

  （二）综合档案室初审后，机关处室报本处室主要负责人审核签字；

  （三）综合档案室和移交处室根据目录现场核对、现场移交，并填写《档案交接文据》，交接双方签字；

  移交目录、交接文据一式两份，综合档案室和移交处室各执一份。

  第十三条 综合档案室对接收的文件材料进行整理、编纂、扫描、录入和归档。

  对已归档的文件材料，任何人不得更改。

 第四章  档案的鉴定、销毁和移交

  第十四条 综合档案室根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，核定保管期限，剔除无保存价值的档案。

  第十五条 本局机关档案鉴定工作由分管局领导、办公室主要负责人、移交档案的处室主要负责人、综合档案室人员组成鉴定小组，将档案鉴定情况提交局务会审议。

  第十六条 销毁确无保存价值的档案时，应编写销毁档案报告，说明销毁理由，并编制销毁清册，经档案鉴定小组审核后，方可销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，监销人员应在销毁清册上签字。

  综合档案室对销毁的档案进行登记造册，并及时在各种登记簿和检索工具中进行注销。

  第十七条 综合档案室负责及时将本局永久、30年保管期限的档案移交到省档案馆，移交清册归入局机关档案全宗卷内保存。

 第五章  查（借）阅和利用

  第十八条 综合档案室应当按照规范程序，积极主动为本局提供档案查（借）阅和利用工作。

  第十九条 综合档案室应当利用档案资源，做好档案全宗介绍、组织机构沿革等工作。

  第二十条 本局机关处室、直属单位到综合档案室利用档案的，必须执行如下规定：  

  （一）凡到综合档案室利用档案的，必须为本局机关处室、直属单位人员，外单位和个人不得直接到综合档案室利用档案；

  （二）凡到综合档案室查阅本处室移交或产生的档案的，必须在《档案查（借）阅登记簿》上进行登记；

  （三）凡到综合档案室查阅非本处室移交的档案的，必须填写《档案查（借）阅审批表》，经档案移交处室主要负责人审批同意，方可利用，并在《档案查（借）阅登记簿》上进行登记；

  （四）凡到综合档案室借用档案的，必须填写《档案查（借）阅审批表》，经分管业务、档案工作局领导及移交处室主要负责人审批同意，方可借用，并在《档案查（借）阅登记簿》上进行登记；

  （五）因工作需要确需复制档案资料的，必须填写《档案查（借）阅审批表》，经分管业务处室局领导同意后，方可复制，并在《档案查（借）阅登记簿》进行登记；

  （六）密级文件原则上不得摘抄、拍照和复制。确因工作需要复制密级档案资料的，必须填写《档案查（借）阅审批表》，经分管业务、档案工作局领导同意后，方可复制，并在《档案查（借）阅登记簿》进行登记。

  第二十一条 综合档案室保存的档案，原则上是为本局服务，外单位如确因工作需要利用档案的，须持所在单位介绍信及个人相关证件，经本局相关处室主要负责人审核，报分管局领导审批同意后，由本局相关处室人员陪同，方可利用，并在《档案查（借）阅登记簿》上进行登记。

  第二十二条 利用档案人员查阅档案时，必须在阅档室查阅，并在综合档案室管理人员的监督下进行，不得带出室外，不得圈划、批注、污损、涂改、剪裁及折散档案。

  第二十三条 综合档案室应当做好档案利用效果的分析工作，根据需要请档案利用人员填写《档案利用效果登记簿》，积极分析档案利用效果。

  第二十四条 利用档案时，如不需要查阅档案原件，可到数字化档案整理室查阅电子档案，并执行本办法第二十条、第二十一条之规定。

 第六章  档案统计

  第二十五条 综合档案室应当建立健全档案统计机制，做到账目清楚，账物相符，准确反映本局机关档案的门类、数量、利用等情况。

  第二十六条 档案统计包括登记和统计两个部分。综合档案室要建立档案工作统计台帐，档案人员要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况、结构的登记和统计，以及档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

  第二十七条 综合档案室应当对档案统计情况进行综合分析，对存在的问题及时进行改进。

  第二十八条 综合档案室负责及时、准确编制本局机关档案工作情况报表，做好本局机关档案统计年报工作，并及时向省档案管理部门报送。

 第七章  库房管理

  第二十九条 综合档案室每季度对档案库房的防火、防盗、防水、防潮、防尘、防高温、防污染、防紫外线、防有害生物等措施进行一次全面检查，确保档案安全。

  第三十条 综合档案室每周对档案库房的温湿度进行监测登记，温度要保持在14-24度，湿度要保持在40-65％之间。

  第三十一条 档案库房密集架应当排列有序，分类统一编号，各门类档案应当分区存放。

  第三十二条 非综合档案室人员严禁进入档案库房，确因工作需要须进入档案库房的，须有综合档案室人员陪同。

  第三十三条 档案库房内严禁烟火，严禁将食物、水等带入档案库房。

 第八章  保密管理

  第三十四条 综合档案室应当建立健全档案保密机制，档案员要严格执行“三个不准”：

  （一）不准擅自提供档案或不经批准扩大利用档案范围，严禁传抄、自行翻印机密文件和密级档案材料；

  （二）不准将档案存放在不利于保密的地方或携带到公共场所及个人家中；

  （三）不准在公共场所、探亲访友、私人通信和电话中涉及档案涉密事项。

  第三十五条 查阅档案时，档案员必须陪同查阅人在阅档室查阅，不得私自允许查阅人将档案带出阅档室。

  第三十六条 严禁向废品回收部门出售需要销毁的档案，严禁随处丢弃档案。

 第九章  责任追究

  第三十七条 有以下行为之一的，须追究相关人员的责任：

  （一）损毁、丢失档案的；

  （二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

  （三）涂改、伪造档案的；

  （四）擅自出卖或者转让档案的；

  （五）造成档案失密、泄密的；

  （六）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

  （七）不按规定归档或者不按期移交档案的。

  第三十八条 对违反档案管理规定，情节严重的，按《档案法》相关规定处理。

  第十章 附  则

  第三十九条 局属事业单位档案管理参照本办法执行，局综合档案室应当对局属事业单位档案工作进行检查、指导。

  第四十条 本办法由局办公室负责解释，自发文之日起生效。

省地方金融监管局档案查（借）阅审批表

第    号             

湖北省地方金融监督管理局档案安全管理

应急预案

  为有效预防、及时控制和迅速消除档案突发灾害事件，确保档案资源安全，根据国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》等有关规定，结合我局实际，特制定本预案。

 一、工作原则

  （一）预防为主。把预防灾害作为档案安全管理工作的重要任务，建立安全预警机制，提高应对处置能力。 

  （二）档案优先。当灾害发生时，面临其它物质财产（人员除外）和档案同时需要抢救时，应把保障档案安全作为首要任务，最大限度地减少灾害对档案的危害。 

  （三）应急联动。积极组织应对档案突发事件，及时向上级主管部门报告，切实做到有效预防、及时控制和消除危害。 

 二、适用范围

  本预案中所指灾害为自然灾害和突发性事故。自然灾害包括水灾、地震等。突发性事故包括火灾、档案丢失、档案被盗、档案泄密、档案服务器系统崩溃等。

  三、组织指挥体系及职责

  成立档案安全应急领导小组，分管档案工作的局领导任组长，办公室主任任副组长，专职档案员、后勤保障人员为成员，主要职责为负责部署、检查档案安全工作；宣布应急状态的启动和解除；全面调配应急资源，按程序实施应急抢险；会同有关部门，及时调查统计灾害影响范围和受损程度，评估、核实损失情况，及时上报省档案局。领导小组办公室设在局办公室。

  四、运行机制

  （一）建立突发事件预警机制。按照早发现、早报告、早处置的原则，对监测到的事件苗头采取措施加以控制，对可能发生的危机情况及时处理，积极加以防范，以便在危机发生后能快速反应，将档案突发事件造成的损害降到最低程度。 

  （二）先期处置。档案突发事件发生后，档案安全应急领导小组组长及副组长应迅速赶赴现场，指挥、组织、动员本单位应急力量进行先期处理，控制事态变化，及时对事件的性质、类别、危害程度、影响范围、发展趋势等进行评估，启动相关应急预案。   

  五、应急预案

  （一）一般性灾害操作步骤。

  1.发现库房有被烧异味或墙面、地面漏水等现象，应立即报告副组长，查找险源。如险情不大，能自行处置的，要立即采取切实可行的办法迅速排除险情。事后，将发现险情及排除情况上报，查明原因，堵塞漏洞。

  2.发生虫害、鼠害时，库房管理员应立即采取措施，对档案室进行消毒、杀虫灭鼠处理；对受损档案及时进行修复，并将情况及时上报。

  （二）较大灾害操作步骤。

  1.较大火情。（1）发现火情立即发出警报，提醒灭火和疏散，同时切断电源，向领导小组汇报。（2）抢险救灾队利用附近的移动消防器材进行灭火，同时拨打消防报警电话，明确说明受灾地点。（3）在可能的情况下，组织实施档案资料抢救搬运工作。发生小范围局部火情时，转移至同楼层安全区域；火情严重时，转移至楼外安全区域。档案转移应由专人负责。（4）及时向消防人员介绍险情，一切听从其专业指挥。

  2.较大水情。（1）发现进水情况，应立即通知领导小组副组长，同时迅速切断水源，立即启用工具、设备排水。（2）迅速组织人员查找原因，堵塞漏洞。（3）视档案库房进水情况，确定档案转移处置意见，立即组织实施。档案转移由专人负责。（4）当遇强降雨时，库房管理员必须及时检查库房渗漏情况。发现严重渗漏，应立即向领导小组组长报告，派专人抢修和维护，库房管理员负责渗漏范围内的档案处置。

  3.档案被盗、泄密。（1）应及时保护案发现场，向领导小组组长报告。（2）向公安机关报案，积极提供破案线索。（3）档案员提供准确的失窃、泄密档案种类、数量等情况。（4）查明原因，追究责任，总结改进。

  4.档案系统崩溃。（1）通知技术人员，最大限度抢救档案数据。（2）联系档案软件维保单位维修更新，进行软件恢复，数据导入。（3）查明原因，及时总结改进。

  （三）重大灾害操作步骤。

  发生威胁档案安全，同时又伤害人身安全的灾害，如地震、库房崩塌等重大情况时，按上述较大灾害抢险步骤进行排除。若险情危及到供水、供电、通信等自身不能处理时，应及时通知有关部门进行抢险工作。

  六、后期处置 

  档案突发事件应急结束后，按照有关规定，做好善后处置工作。及时进行突发事件的安全分析，提出加强和改进同类事件应急工作的意见和建议。善后处理工作结束后，将有关情况以书面形式报省档案局。

  对发生的档案安全事故不得瞒报、迟报、谎报，不得阻碍他人报告。对迟报、谎报、瞒报和漏报档案安全突发事件重要情况或者应急工作中有失职、渎职行为的，将依法对有关责任人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。 

  七、应急保障措施

  （一）值班制度。

  值班室实行24小时值班制度，值班期间杜绝脱岗、离岗、长时间占用值班电话等现象。

  （二）物资和装备准备。

  设置必要的安全防护设施，配备灭火、去湿、去酸、消毒、防火等档案安全保护设备和耗材。消防器材应定期更换一次，保证消防通道畅通。选择安全可靠的档案软件系统和存储设备，建立档案电子数据备份系统，对于重要数据要实行实时备份。

  （三）应急保障队伍。

  组织应急救援队伍，建立、健全与公安、武警、消防等专业救援队伍的联动机制，依托专业救援人员进行培训指导和专业支持，当突发事件发生时，能够协助专业救援部门开展自救互助，最大限度减少灾害损失。   

 八、附则   

  本预案由局办公室制定、解释，并根据情况适时修订和完善。   

  本预案自公布之日起实施。